• Assistante Administrative Sr / Administrative Assistant Sr

    Job Locations/Ville CA-QC-Magog
    Date posted / date affichée 1 month ago(3/20/2018 9:52 AM)
    ID/#
    2018-6964
    # of Openings/# à combler
    1
    Category/ Catégorie
    Administrative/Clerical
  • Overview/Vue d’ensemble

    Responsible for the day to day administrative tasks associated with managing a Plant facility. Assist Magog Area Supply Manager & Production Supervisor with all the paperwork associated with distribution, clerical work, document management, typing and filing.




    Les principales fonctions sont reliées aux tâches administratives quotidiennes associées à la gestion du département Production. Assister le directeur régional site Magog et le superviseur de production dans les tâches administratives comprenant courrier, prise d’appels, classement, céduler les réunions, entrée de données des feuilles de temps, effectuer les rapports de voyages, présentations

     

    Responsibilities

    • Prepare and update monthly production reports (Magog and Sarnia) and balance PDS

    • Prepare H2 production graphic (Magog), data and graphics production of Argon (Sarnia) including production stop causes. Print progress report and distribute to concerned persons

    • Setting up purchases requisitions & processing invoices in SAP; reconciliation of invoice and back orders

    • Printing checks for small invoices and report to Mississauga. Same work done for petty cash.

    • Process special invoicing for Hydro-Quebec, Town of Magog and Eka Chimie

    • Compile expenses in report for: snow removal contract, phone, water, electricity, etc.

    • Process order for Magog and Sarnia and ensure follow-up.

    • Verify that all invoices have been process with the ‘Cost Report’

    • Maintain accounting in ‘Accrual’

    • Translate all new procedures or modification of policies applicable in Magog Operations (ISO)

    • Ensure that it is circulating and that it is conform to Linde instructions. Also, ensure that modifications are made in the different books, ‘Document Register’.

    • Tracks training records, file, vacation and attendance for all Plant employees

    • Ensure that filing is followed as Linde policies and ISO norm.

    • Provide administrative and clerical support: typing, photocopying and filing of correspondence (letters, memos, policies, reports, etc.)


     

    • Préparer et mettre à jour les rapports mensuels de production (Magog et Sarnia) et effectuer le paiement de solde PDS

    • Préparer le graphique de production H2 (Magog), les données et graphiques de productions de l’argon (Sarnia) en incluant les causes d’arrêts de production. Imprimer les rapports d’étape et en effectuer la distribution aux personnes concernées

    • Effectuer les demandes de réquisition d’achat et procéder les factures dans SAP; réconciliation des factures et des commandes en arriérage.

    • Effectuer les demandes de procédure de paiement des petites factures et les rapporter à Mississauga. Effectuer le processus de travail pour la petite caisse « Petty Cash ».

    • Procéder la facturation spéciale pour Hydro-Quebec, Ville de Magog et Eka Chimie.

    • Compiler les dépenses d’opération dans un rapport pour: contrat de déneigement, téléphone, eau, électricité, etc.

    • Procéder les commandes de Magog et Sarnia et en assurer le suivi.

    • Vérifier que les factures ont été procédés selon le rapport des coûts

    • Maintenir la comptabilité de base dans “Accumulation”

     

    Qualifications

    Required key skills (functional/technical)

    • Knowledge of Word, Excel, Power point and Outlook
    • Demonstrated ability to complete tasks on time without supervision
    • Mature demeanour and the ability to communicate with all levels of the company
    • Superior writing skills and attention to detail
    • Excellent organizational, prioritizing and multitasking skills
    • Use discretion when dealing with confidential information

     

    Required qualifications/experience

    — Minimum 5 years experience in an administrative support role

    — College degree in administration or equivalent

    — Bilingual (English and French; spoken and written)


     

    Required key skills (functional/technical)

    • Maîtrise des logiciels informatiques Word, Excel, Power point et Lotus
    •Démontrer des habiletés à compléter différentes tâches dans le délai prescrit sans supervision
    • Attitude mature et bonnes habiletés à communiquer à tous les niveaux de l’entreprise

    • Fortes habiletés en communication écrite et être minutieuse, attentive aux détails
    • Excellent sens de l’organisation, des priorités et aptitudes pour les tâches multiples

    • Faire prévue de discrétion lors du traitement d’information confidentiels

     

     

    Required qualifications/experience

    — Minimum de 5 années d’expérience dans un rôle de soutien administratif

    — Diplôme d’études collégial en administration ou l’équivalent

    — Bilingue (Français et Anglais; parlé et écrit) est requis.

     

    Go to: https://canadacareers-lgamericas.icims.com or call: (877) 412-0541

     

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